Processus de travail prévisibles - Digitalisierung

Processus de travail prévisibles

Avec Justitia 4.0, les courriers entrants et sortants reposeront uniquement sur des données numériques. Au cours de la phase transitoire de la LPCJ, ces courriers pourront encore être imprimés. Les étapes préparatoires de Justitia 4.0 se prêtent cependant déjà bien au numérique.

Numérisation de documents imprimés (sous la forme de conseils en vrac)

Numérisez tous vos courriers entrants. Conservez cependant tous les originaux durant cette phase transitoire. Portez votre dévolu sur des appareils multifonctions ou des scanners qui numérisent recto verso plusieurs dizaines de pages à la fois (chargeur automatique de documents ; AFD pour automatic document feeder). Enregistrez vos documents numérisés en PDF ou JPEG. Activez la reconnaissance du texte (OCR) pour faciliter le traitement ultérieur. Investissez dans un logiciel générant des PDF consultables qui associent l’image numérisée à la reconnaissance de texte. Si votre logiciel le permet, configurez cette reconnaissance de texte en traitement intégré. Si vous ne souhaitez pas conserver vos documents imprimés, signez et horodatez numériquement vos documents numérisés à des fins de preuve. Cliquez ici (link) pour consulter une liste de fournisseurs de logiciels de signature.

Transfert d’un dossier numérique sur votre système d’exploitation

Utilisez soit votre propre système pour renommer et classer vos documents, soit un logiciel de gestion de documents numériques (DMS pour document management system) qui permet de classer et de rechercher des fichiers volumineux. Les métadonnées permettent de décrire les documents de manière plus détaillée.

Modification d’un dossier numérique

Programmes de traitement de texte courants. Conseil : les solutions logicielles modernes peuvent aider à rechercher et analyser le contenu des fichiers en fonction de mots-clés ou d’autres critères. Utilisation de dispositifs de dictée numérique (également via un téléphone portable) : veillez cependant à la sécurité de la transmission des données.

Envoi

Des instructions pour l'envoi électronique suivent

Archivage

Respectez les délais de conservation. Le PDF-A est un format qui se prête particulièrement bien à l’archivage à long terme.

Important : La FSA ne formule aucune recommandation de produit. Les exemples cités le sont à titre indicatif. Dans la mesure où des noms de fabricants ou de produits spécifiques sont mentionnés, il ne s’agit en aucun cas d’une valorisation.